VERSPIEREN PORTUGAL, Corretores de Seguros, S.A., dont le siège social est situé Avenida Duque D'Ávila, 116 B, 1050-084 Lisbonne, titulaire de la carte d'identification de personne morale n.º 500 938 326, immatriculée au Registre du Commerce de Lisbonne sous le n.º 54586, au capital social de 119 620,00 €, intermédiaire d'assurance inscrit au registre de l'ASF – Autoridade de Supervisão de Seguros e Fundos de Pensões dans la catégorie de Courtier d'assurance sous le n.º 607155051, attribué le 27 janvier 2007, autorisé à exercer l'activité de médiation d'assurance dans les branches Vie et Non-Vie, ainsi qu'en tant qu'Intermédiaire de réassurance sous le n.º 815421316, ce qui peut être vérifié et confirmé sur www.asf.com.pt.
Afin d'honorer son engagement envers la vie privée des personnes concernées, VERSPIEREN PORTUGAL a adopté les meilleures pratiques de sécurité et de protection des données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données en vigueur.
Activité de traitement : gestion de la relation précontractuelle et contractuelle d'assurance.
1. Données personnelles
Les données personnelles désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, de quelque nature que ce soit et quel que soit le support.
Est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (p. ex. un numéro d'identification, des données de localisation, des identifiants en ligne, ou un ou plusieurs éléments spécifiques propres à l'identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique).
En fonction de la finalité de collecte identifiée ci-dessus, les informations suivantes peuvent être recueillies :
Données d'identification ;
Données de contact (adresse, adresse électronique, numéros de téléphone) ;
Données personnelles figurant dans les propositions d'assurance et les autres documents d'exécution contractuelle, notamment les déclarations de sinistre, et leurs modifications.
2. Responsable du traitement des données personnelles et Délégué à la protection des données
VERSPIEREN PORTUGAL est l'entité responsable de la collecte et du traitement des données personnelles pour les finalités indiquées.
Afin de conseiller VERSPIEREN PORTUGAL sur les questions relatives à la protection des données, Me Paulo de Jesus Correia, avocat, a été désigné Délégué à la protection des données ; il peut être contacté par écrit aux adresses suivantes :
Courrier électronique : [email protected]
Courrier postal : VERSPIEREN PORTUGAL, Avenida Duque D'Ávila, 116 B, 1050-084 Lisboa, Portugal
Si vous estimez que les informations contenues dans la présente politique ne sont pas suffisamment claires et/ou transparentes, ou pour tout autre motif que vous jugez pertinent, contactez-nous par courrier électronique à l'adresse [email protected].
3. Finalité du traitement des données personnelles
La collecte et le traitement des données personnelles par VERSPIEREN PORTUGAL visent l'exercice de son activité de médiation entre clients et assureurs (dans les différentes branches autorisées par l'ASF), y compris notamment :
La collecte, l'analyse et l'utilisation des données personnelles pour consulter le marché en vue de conseiller des contrats d'assurance ;
La réalisation de simulations sur les plateformes des assureurs ; et
Le transfert des données aux assureurs afin qu'ils établissent la cotation correspondante et présentent une proposition d'assurance.
Le fait de remplir les formulaires correspondant à chacune de ces finalités et/ou d'envoyer des données personnelles par tout autre moyen vaut consentement préalable et exprès de la personne concernée au traitement des données personnelles transmises.
Au vu de ce qui précède, VERSPIEREN PORTUGAL précise que le traitement des données personnelles relatives aux convictions philosophiques ou politiques, à la foi religieuse et à la vie privée, ainsi que le traitement des données relatives à la santé et à la vie sexuelle, y compris les données génétiques, susceptibles d'être collectées et/ou déduites des données fournies par les personnes concernées, sera effectué exclusivement dans le cadre des finalités indiquées ci-dessus et ne pourra faire l'objet d'un traitement incompatible avec ces finalités.
Ainsi, si des données personnelles non sollicitées sont transmises à VERSPIEREN PORTUGAL, celle-ci ne pourra être tenue responsable de leur traitement au titre de la présente politique.
Sans préjudice d'autres moyens de contact avec VERSPIEREN PORTUGAL, la non-transmission de données personnelles par la personne concernée empêche VERSPIEREN PORTUGAL de la prendre en considération pour la prestation des services de médiation d'assurance énumérés, selon la situation applicable.
4. Conservation des données personnelles
La durée pendant laquelle les données personnelles sont stockées et conservées varie selon les finalités mentionnées ci-dessus.
Les données personnelles dont la finalité concerne :
Le traitement nécessaire à la médiation, à l'exécution et à la gestion du contrat d'assurance, ou aux démarches précontractuelles, avec l'intervention de VERSPIEREN PORTUGAL, sont conservées jusqu'à l'expiration du délai légal de prescription de toutes les obligations découlant du contrat d'assurance et de l'activité de médiation qui s'y rapporte. Pour la prospection et l'action commerciale, elles sont conservées jusqu'à un an après la fin de la relation contractuelle et légale.
Le respect d'obligations légales, notamment envers les autorités de supervision, fiscales ou judiciaires, entre autres, sont conservées pendant le délai légal applicable à chaque moment à chaque obligation légale et juridique à remplir, ou jusqu'à l'expiration du délai de prescription ou de forclusion pour l'exercice d'un droit.
5. Droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et droit à la portabilité des données personnelles
La personne concernée dispose à tout moment du droit d'accès à ses données personnelles, ainsi que du droit à leur rectification, à leur portabilité, à la limitation et/ou à l'opposition au traitement. Elle peut exercer l'un quelconque de ces droits en s'adressant par écrit à VERSPIEREN PORTUGAL, à l'adresse de son siège social ou à l'adresse électronique suivante : [email protected].
En outre, la personne concernée peut à tout moment introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.
6. Sécurité du traitement des données personnelles
Les données personnelles sont traitées et stockées sur supports informatiques et papier. VERSPIEREN PORTUGAL s'engage à garantir la sécurité et la protection des données personnelles qui lui sont communiquées et a adopté à cet effet les mesures appropriées et nécessaires, notamment :
Mesures de sécurité physique
L'accès physique aux opérations de traitement est réservé aux collaborateurs de VERSPIEREN PORTUGAL.
Mesures de sécurité informatique
Un code de conduite régit l'utilisation des ressources et services informatiques ;
L'accès au système exige une authentification par mot de passe ;
Le mot de passe est nominatif ;
Une copie sécurisée des données est conservée (serveurs sécurisés) ;
Le système est protégé contre les accès non autorisés aux données personnelles ;
Le système est en mesure d'enregistrer les activités effectuées et leurs auteurs (traçabilité) ;
Le système est protégé contre les virus et les logiciels malveillants et est mis à jour systématiquement ;
Les systèmes d'exploitation ne sont pas obsolètes et sont mis à jour de manière quasi systématique afin de ne pas contenir de vulnérabilités connues/publiées ;
Utilisation d'un pare-feu ;
Protocoles sécurisés de transmission des données (https) ;
Chiffrement des informations sur les équipements mobiles ;
Élimination sécurisée des équipements ;
Profils d'accès selon les typologies fonctionnelles ;
Utilisation d'un VPN pour les accès à distance à l'infrastructure interne ;
Sauvegardes périodiques.
Mesures organisationnelles
Les données de la personne concernée ne sont pas transférées hors de l'espace européen ;
Limitation des accès physiques aux lieux où les données sont traitées ;
Aucune donnée personnelle n'est conservée dans la mémoire de l'ordinateur ;
Contrats des collaborateurs assortis d'obligations de confidentialité à long terme ;
Tous les collaborateurs sont informés des politiques et des normes ;
Le traitement des données personnelles est effectué exclusivement dans le cadre des finalités convenues ;
Le respect des obligations d'information envers les personnes concernées et l'obtention du consentement sont assurés ;
Action alignée sur les politiques et procédures de protection des données du Responsable du traitement ;
Les données traitées sont toujours strictement limitées à ce qui est nécessaire à la finalité en cause ;
Évaluation périodique du niveau de conformité aux exigences (audit).
VERSPIEREN PORTUGAL informe que ces mesures de sécurité sont revues et mises à jour en fonction des besoins et des exigences en la matière.
Si, pour quelque raison que ce soit, une violation de la sécurité entraîne, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés à des données personnelles, VERSPIEREN PORTUGAL s'engage, conformément à la législation applicable, à en informer les autorités compétentes dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de cet incident.
En outre, et dans les termes visés au paragraphe précédent, VERSPIEREN PORTUGAL s'engage à communiquer la violation des données personnelles à la personne concernée, conformément à la législation applicable.
7. Communication des données personnelles à des tiers
Dans le cadre de son activité, VERSPIEREN PORTUGAL peut recourir à des tiers pour la prestation de certains services (situés à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Union européenne), ce qui peut impliquer, dans certaines situations, l'accès de ces entités aux données personnelles de la personne concernée.
Dans un tel cas, VERSPIEREN PORTUGAL s'engage à prendre les mesures nécessaires et appropriées afin de garantir que les entités ayant accès à ces données personnelles soient réputées et offrent des garanties élevées en la matière, ce qui sera dûment consacré et protégé par un contrat écrit conclu entre VERSPIEREN PORTUGAL et le(s) tiers.
Toute entité sous-traitante de VERSPIEREN PORTUGAL traitera les données personnelles de la personne concernée en son nom et pour son compte, en s'engageant à adopter les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données personnelles contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisés, et contre toute autre forme de traitement illicite.
Dans tous les cas, VERSPIEREN PORTUGAL demeure responsable du traitement des données personnelles.
Chaque fois que nécessaire, et dans le cadre du recours à des tiers, VERSPIEREN PORTUGAL peut transférer des données personnelles hors de l'Union européenne dans les conditions permises par la législation applicable.
8. Droit à l'oubli
La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement de ses données personnelles, et celui-ci a l'obligation de les effacer, lorsque l'un des motifs suivants s'applique : (i) les données ne sont plus nécessaires à la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou traitées ; (ii) la personne concernée retire son consentement, lorsque le consentement constitue la base juridique, ou s'oppose au traitement et qu'il n'existe pas de motif légitime impérieux justifiant leur conservation.
9. Modifications
VERSPIEREN PORTUGAL se réserve le droit de procéder à tout moment à des ajustements ou modifications de la présente politique, ces modifications étant dûment communiquées à la personne concernée.
La version communiquée ici est celle actuellement en vigueur.